Die Qualität von Dienstleistung, sowie Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit basiert entscheidend auf guter Kommunikation und schnell verfügbarer Information. Über einen Zusammenschluss von 3 Ebenen der Kommunikation haben wir das bei ProVita gelöst. Wir möchten Ihnen gerne Einblicke in unsere Arbeitsweise geben, wenn Sie uns Ihre Patienten und Kunden zur Betreuung vermittelt haben.  

So wird ein Ausfall schnell zum Glücksfall

Alltagsassistentin Claudia hat sich krankmelden müssen und wird bei ihren Kundeneinsätzen nun von einer Kollegin vertreten. Eine Veränderung, die nicht generell auf Gegenliebe bei jedem Kunden stößt – man liebt doch eher „das Gewohnte“. Der erste Eindruck der neuen Vertretungskraft ist nach kurzer Einsatzzeit überraschend unproblematisch. Sie brüht ungefragt den richtigen Tee auf, sie findet ganz allein das Putzzeug und erkundigt sich sogar danach, ob die Impfung letzte Woche denn auch gut vertragen worden ist.  

Informationstechnik wird bei ProVita zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit genutzt.

Wünsche und Vorlieben der einzelnen Kunden werden nicht nur verbal ausgetauscht, sondern auch in einem IT-gestützten Dokumentationssystem festgehalten. Darauf haben nur die für den Kunden zuständigen Betreuungskräfte Zugang. Der Zugriff darauf erfolgt per Smartphone. Einsätze und Einsatzzeiten, Hinweise zur besten Verbindung per ÖPNV zwischen Kunden A und Kunden B und die für den jeweiligen Einsatz notwendigen Informationen sind in Echtzeit online verfügbar. Ob Dokumentation des Betreuungseinsatzes oder neue Informationen zum Kunden – alles kann unmittelbar festgehalten werden. Ohne Papier und mit geringstem Aufwand. Sehr früh wurden bei ProVita das Qualitätsmanagement und das IT-Konzept, bzw. die IT-Praxis eng miteinander verzahnt, damit Arbeitsprozesse möglichst optimal unterstützt werden können.  

Dazu gehört auch der Dialog zwischen Kunden, Betreuungskräften und der zentralen Administration.

Mittels Video Call steht für jede einzelne Betreuungskraft ein 1:1 Chat zur Verfügung, über den die gesamte Kommunikation während des Arbeitstages läuft. So stehen jeder Betreuungskraft im Unternehmen per Chat alle Fachbereiche just in time zur Verfügung. Fällt eine Straßenbahnverbindung aus, kann die Disposition unmittelbar agieren und Einsatzzeiten verschieben sowie Kunden informieren. Hat der Kunde Fragen zu seinem Budget, können diese gleich während des Betreuungseinsatzes „im Hintergrund“ geklärt werden. Möchte der Kunde gerne am nächsten „FC-Stammtisch “ teilnehmen, können direkt der Termin und die Buchung organisiert werden. Auch die regelmäßige Kommunikation innerhalb der einzelnen Teams, sowie der Support durch das Qualitätsmanagement werden via Video Call unterstützt. Persönliche Treffen fallen schon seit Längerem aus, was aber nicht bedeutet, dass die periodischen Team-Meetings nicht stattfinden. Mit dem Vorteil sogar, dass Wegezeiten zum ProVita-Büro entfallen.